فرایند محور کردن سازمان

فرایند محور کردن سازمان

ضرورت فرآیندمحوری در کسب‌وکارهای مدرن چه می باشد؟ تحولات سریع محیطی، تمرکز بر مشتری‌مداری، ارتقا پیچیدگی‌های تصمیم‌گیری در سازمان‌ها، کاربرد روزافزون فناوری، ارتقاء رقابت در صنعت های و نیاز به چابکی در انجام عملیات و تصمیمات از خصوصیت‌های اثبات کسب‌وکارهای کنونی میباشد. درین موقعیت دقت به خروجی مشخص و معلوم از کار‌های سازمانی از حق تقدم‌های هر کسب‌و‌کاری میباشد که تحقق آن نیاز به وجود یک شیوه فرآیندی داراست. شیوه فرآیندی در کسب‌و‌عمل، یک نگرش نوین میباشد که ساختار «وظیفه‌گرا»ی کسب‌و‌امور را به «فرآیندگرا» و «سازمان‌های عمودی» را به «سازمان‌های افقی» تبدیل می‌نماید. در فرآیندمحوری خروجی و سود‌ی فعالیت و فرآیندهای آن اصلی‌خیس از اجزای تشکیل‌دهنده‌ی آن میباشد.

امروزه کسب‌و‌امور نیاز دارا‌هستند تا به مکان تمرکز بر وظایف عملکردی به ‌صورت جدا، فرایند انجام عمل را به صورت منظم و ظریف رصد نمایند. این عمل موجب کاهش مجدد‌کاری‌ها و عمل‌های اضافه و بهبود چابکی عملیات و فرآیندهای کسب‌و‌عمل می شود. از طرفی؛ با قابلیت مرور و بازنگری فرآیندها، ضمن و بعداز اجرای آنها، در اجرای فرآیندها و عمل‌ها انعطاف ساخت می‌گردد. در سازمان‌های فرآیندمحور، سطح رضایت کارمندان، به جهت اینکه به مکان انجام نصیب کوچکی از فعالیت، یک روند بی نقص را انجام می‌دهند، فراتر میباشد. در واقع آن‌ها شم می‌نمایند یک عمل مشخص و معلوم را به انتها رسانده‌اند. خواسته از فرآیندهای کسب‌وکار چه می باشد؟ فرایند، تیم‌ای از کار‌های دارای ربط میباشد که در هر مرحله با مصرف یک یا این که چندین منبع، ورودی‌ها را به خروجی‌ها تبدیل می‌نماید.

بلاگ

این خروجی‌ها تحت عنوان ورودی‌های بقیه فرآیندها درنظر گرفته میگردند تا در غایت به سود‌ی آخری یا این که یک مقصود معین دست یابد. مراحل را می‌قدرت یک زنجیره به‌هم‌پیوسته در حیث گرفت که هر قطعه از این زنجیره، ارزشی را به قطعه‌ی بعدی اضافه می‌نماید و در غایت به یک خروجی قیمت‌آفرین خواهد رسید. فرآیندهای کاری و رابطه آن ها با بهبود تعاملات دربین -کارکردی، حدود بیست سال پیش به وسیله مایکل پورتر ارائه شده‌است. وی با ارائه رویه«زنجیره قیمت» تصویر ارتباطات داخلی و بیرونی سازمان را از عرضه‌کننده تا مشتری ارائه نموده است. هر کسب‌و‌کاری مشتمل بر چند واحد وظیفه‌ای مانند مالی و حسابداری، فروش، انبار، اداری و … میباشد. فرآیندهای کسب‌و‌عمل موجب می‌گردد یک راه خاص درون سازمان که ممکن میباشد با شرکت کردن دو یا این که یک سری واحد وظیفه‌ای صورت بپذیرد، مانند قطعات یک زنجیره‌ی یک پارچه، به هم متصل شوند و خروجی معین و ارزشمندی را بر پایه ی فیض موردنظر به دست آورند.

 

مثال‌ای از این فرآیندهای کسب‌وکار را می‌اقتدار در مراحل مدیر تأمین فرآورده در کمپانی‌های بازرگانی، رئیس عرضه جنس به مشتریان، رئیس جذب تا توسعه و گسترش‌ی شغلی در سازمان‌ها و … دید. رئیس صحیح فرآیندهای گفته شده؛ مستلزم تعریف‌و‌تمجید ظریف فرآیندهای سازمان، گزینش صاحب و مالک هر مراحل، مستندسازی فرآیندها، تعریف‌و‌تمجید بازیگران اساسی، انتظارات از خروجی‌های هر مرحله و خروجی کلان فرایند و به ‌صورت کلی رئیس فرآیندهای کسب و عمل میباشد. مزایا و معایب ساختار فرآیندی در سازمان‌ها چه است؟ فرآیندمحوری در سازمان‌ها افزون‌بر آن‌چه شرح داده شد، مزایا و معایبی دارااست. مهمترین مزایا و معایب ساختار فرآیندی در سازمان‌ها عبارتند از: مزایا بهبود دیده‌گیر سرعت و کارآیی فرآیندها ساخت و ساز انعطاف مناسب برای منطبق با تغییرات محیطی مجاورت‌خیس شدن بیش‌خیس واحدهای سازمان کاهش هزینه‌ها به جهت کوچک شدن هزینه‌های سربار بهبود شرکت کردن پرسنل معایب دشوارشدن تصمیم‌گیری پایانی به جهت تعدد نظرها اشخاص مشغول در پروسه ساخت‌و‌ساز معضل سلسله‌ مراتبی در سازمان‌ها عدم عملکرد در شکل تعریف و تمجید غلط فرآیندها آیا می‌اقتدار فرآیندهای کسب‌وکارها را به صورت غیرمکانیزه، پیاده‌سازی کرد؟ برای ساخت‌و‌ساز و سرازیر کردن فرآیندهای سازمانی، افزون بر تعریف و تمجید و مستندسازی فرآیندهای کسب‌وکار نیاز میباشد تا فرآیندهای جانور در سازمان‌ها و شاخص‌های برد آن ها به صورت ظریف رصد و مدیر شوند.

هم‌چنین فرآیندهای سازمان بایستی مکانیزه شوند و فناوری‌ها و ابزارهای رئیس فرآیندهای کسب‌وکار در آن به‌عمل گرفته شوند. در واقع رئیس فرآیندهای کسب‌و‌عمل و روتین‌سازی آن ها در سازمان‌ها مشتمل بر سه مرحله اساسی‌ِ تعریف و تمجید و یکدست کردن فرآیندها، تعریف‌و‌تمجید و یکدست کردن اشخاص شرکت کردن کننده در روند و منفعت‌گیری از فناوری‌های پیاده‌سازی آنان میباشد. فرآیندها در سازمان تمجید و مستند گردیده، اشخاص ذی‌نفع و شرکت کردن‌کننده و صاحب فرایند در آن مشخص و معلوم میگردد و در غایت از روش به‌کارگیری ابزارهایی، این فرآیندها در سازمان روتین گردیده و مبتنی بر شاخص‌های تعریف و تمجید گردیده در آن، به‌صورت دائمی بهبود داده می شود. ابزارهای مکانیزه کردن فرآیندهای کسب‌و‌عمل چه است؟ برای مکانیزه‌سازی فرآیندهای سازمانی نیاز به سیستم‌های اطلاعاتی خاصی وجود دارااست.

این سیستم‌ها دربرگیرنده ERP ها، CRM ها و SCM ها می‌باشند که موجب یکدست شدن فرآیندهای داخلی سازمان و ساخت و ساز ارتباطات فرآیندی با تأمین‌کنندگان، مشتریان و ذی‌نفعان بیرونی میشوند. این سیستم‌های اطلاعاتی با دقت به تنوع نیازمندی‌های هر سازمان و فرآیندهای ما یحتاج از روش ابزارها و سیستم‌هایBPM متناسب‌سازی، یک دست‌سازی و بسط داده می شوند. در واقع از روش پیاده‌سازی آنان، جریان امور و فرآیندها در سازمان ساخت و ساز می شود. برای فرآیندمحور کردن بی نقص سازمان، نیاز میباشد در کنار سیستم‌های اطلاعاتی اشاره گردیده، با استعمال از ابزارهای BPM قواعد و زیرسیستم‌های خاص مایحتاج سازمان ساخت و ساز و گسترش داده گردد و با سیستم‌های اطلاعاتی پیاده‌سازی گردیده، یکدست خواهد شد. در غایت نیز مبتنی بر ارزیابی شاخص‌ها و KPI های مدنظر در هر پروسه، گلوگاه‌های سازمان در هر روند شناسایی و طریق‌های بهبود و سرعت‌بخشی به فرآیندها معلوم میشوند. در واقع BPM برخلاف BPR یک پروژه‌ی مستمر و تدریجی میباشد که یکباره تمامی‌ی فرآیندهای سازمانی را دگرگون نمی‌نماید.

منبع : https://ameblo.jp/statixteam24/